董事承諾政策、Overboarding、董事會更新-2024/10/02

這一篇是由Glass Lewis的Samuel Nolledo與Aaron Wendt合寫、2024年3月20日刊載於Harvard Law School Forum on Corporate Governance的"Director Commitments Policies, Overboarding, and Board Refreshment"。對於我們理解投資人看待董事承諾、兼任與投入公司事務，有所介紹，以下分享一些要點。

董事會要確保董事投入足夠時間與能量，運用「董事承諾政策」(director commitments policiy)，是滿足對股東的職責及義務的一個方法。董事承諾政策亦可作為更新董事會之方法，也是公司治理的指標。某些大型機構投資人已將其董事承諾政策納入其自身的委託投票指導方針內。

何為董事承諾政策？

董事承諾政策基本上要求董事在外只能擔任一定數量以下的董事職位，並每年確認遵循狀況，以確保他們能達成其承諾、同時也平衡其責任。在Board Refreshment and Evaluations(2022)報告裡，The Conference Board表示，董事承諾政策是確保董事不會過度承諾的一個有效方法，並可促進公司及其董事會成員之間有深思熟慮的討論。

Glass Lewis資料顯示，董事承諾政策已成為公司治理重大要素。在Russell 1000指數裡，85％的公司有此承諾政策，而在有此政策的公司裡，有70％會限制董事在外兼任的數字。

不同角色類型、不同的承諾程度

某些政策也會針對非執行董事、和在其他上市公司擔任董事進行區分，並考慮與董事會領導職有關的時間承諾—比如董事長、領導獨立董事及委員會職位。雖然並非一定如此，但此方法符合投資人期待。在作者的Client Policy Survey裡，詢問了在評估承諾時是否應考慮董事會領導職位；82.4％的投資人表示，應該考慮委員會成員與召集人。

監督與執行

某些政策需要提名委員會對董事承諾作年度回顧，以確保所有董事遵守此政策，某些包括了提名委員會評估董事時間承諾的流程。他們或許也包括提供董事：某些特定條件下的豁免機制。

在Client Policy Survey裡，48％的受訪投資人相信，健全的董事承諾政策，不應該為過度承諾的董事提供豁免機制。相對地，受訪的非投資人則有39％認為董事承諾政策應提供豁免機制。

對董事、董事會及股東之價值

Client Policy Survey裡有一位公司的受訪者說，採用董事承諾政策，代表董事會的確重視此議題，而這對投資人考慮過度承諾董事是合理的。

透過採用董事承諾政策，董事會可向股東顯現：他們意識到董事在時間上的限制，並制定了相關措施確保董事能達成對股東的職責。董事會也展現了這樣的意願：藉由與董事深思熟慮的對話，確保他們能持續達成對股東的義務、將風險減到最小，以及極大化股東價值。

外部的董事會承諾政策會減少從過度承諾董事而來的不當風險，其作法是確保董事可達成其對股東的義務，並投入必要的時間與注意，而成為一位有效能的董事。而守規的董事，可透過限制其責任及避免過度承諾，因減少名譽與營運風險而獲益。

減少過度承諾董事而來的風險

在2023年委託投票季裡，Glass Lewis發現Russell 3000公司董事有89％的服務2個以下的董事會，僅2.5％董事服務4個以上的董事會。值得注意的是，僅11位董事服務7個以上的董事會。

在Client Policy Survey，89.1％的投資人、92.2％的非投資人受訪者說，非執行董事服務的董事會應該在5個以下，符合Glass Lewis的基準政策。Glass Lewis視過度承諾董事對公司是一項風險，特別因為過度承諾的董事或許當某間公司面臨風險時，無法投入足夠的時間到其服務的董事會。

對董事會更新之影響

董事承諾政策也是鼓勵董事會更新的工具。董事會更新政策比如強制退休條款與任期限制，有助於董事會更替—藉此可支持提高董事會多元性、技能與經驗。然而，在最近幾年，公司不再使用傳統強制性更替的限制，而是鼓勵討論更新的政策及程序。

The Conference Board發現，在S&P 500公司中對年齡設有強制性政策者，從2018年的70％降至2022年七月時的67％；而在Russell 3000，則從40％降至36％。替代這些硬性限制規定的方式，比如董事承諾政策、當專業需求變化時的強制辭任、平均董事會任期指導方針，以及全董事會和個別董事的評估。這些條款支持評估董事是否符合公司的最佳利益。董事承諾政策，會支持這些評估—透過辨識出哪些董事是守規的、可投入足夠時間到責任，以及哪些董事是分身乏術的、或許會給公司帶來風險。

此外，當董事承諾政策亦考量外部董事會領導職位或委員會成員，此政策會協助董事會評估更大責任的比重。在Client Policy Survey中有一位受訪的機構投資人說，董事會應考慮其董事承諾的整體性，包括委員會成員部分，但應給予外部董事會領導職位更大的比重。藉由鼓勵外部責任的評估，董事承諾政策會協助董事會評估哪些董事可有效平衡對外部董事會與對公司股東之責任。

董事承諾政策不僅會協助董事平衡其責任，也會向股東提供證據—董事會認真面對其責任中日益升高的時間需求。此外，此政策會協助董事會持續地積極更新。

委託投票季裡的董事承諾政策

董事承諾政策正快速成為評估董事會和董事績效的焦點。的確，某些機構投資人已將董事承諾政策加到他們的委託投票指導方針內。這些投資人相信，提名委員會有責任要制定此政策，並定期評估董事的時間承諾與有效性。

資料來源：https://corpgov.law.harvard.edu/2024/03/20/director-commitments-policies-overboarding-and-board-refreshment/