【董事會評估parade】如何設計有效能的董事會評估流程-2025/07/20

這篇是2022年3月8日在Board Effect網站上刊載的文章"How to Design an Effective Board Evaluation Process"。以下分享一些內容。

要設計一個有效能的董事會流程，要依循以下一些步驟：

1.決定評估目的

對於董事會成員要透過評估而完成的事宜取得共識，如此可提高他們投入時間、能量與頻率之意願。把這件事搞清楚，可協助董事會為此流程適當定調，並改正任何別有用心與徒勞無功的錯誤印象。

在決定其評估的焦點時，董事會必須抗拒從狹隘的角度看自己，像為了遵循而做。此特殊焦點無法展現董事會營運上的共識，以及改善董事會組成、流程及關係之方式。

有時候，此流程會因特定時刻而推動，比如領導層交接、金融危機或者需要新的策略計畫。在每個狀況裡，董事會評估可針對董事會前進能力提供重要資料，藉此這些條件就可用來展現評估的目標及內涵。

2.決定最佳的機制、聯絡人及流程

在董事會瞭解評估目標後，就可選擇正確工具。某些組織會聘請第三方與所有董事作個別訪談，而其他人則發送調查工具。

一個外部的評估機構或顧問，對於確保順利執行與客觀性會有幫助。當董事會或主管負責蒐集資料時，若董事不願表達衝突和憂慮之處，資料可能就會出現錯誤。

縱使是有外部協助，但董事會自評過程還是要由董事會成員倡導。若少了可信度與內部動力，董事會就不太可能認真看待此流程（或其結果）。董事會必須定義的不只是自評目的，還有步驟及負責對象，比如董事會成員如何收到調查（透過電郵、紙本還是董事會管理軟體），以及他們需要多久時間傳回；誰蒐集、審視及分析資料；以及結果出爐後怎麼做？

3.實施評估

提醒董事回應的期限。不管是紙本還是數位資料，都鼓勵他們參與。

4.審視與分析資料

人們容易陷入高分的榮耀而沒有考慮其背後意涵。高分也有可能意味以下狀況：

*調查問錯問題，聚焦於董事會長處與機會的領域

*董事自滿於現況，可能忽視潛在的變化

*董事關注當前的運作而忽視了未來

重要的不只是看得分，還要看變異程度。有時候，對特定問題的回答範圍很廣，顯示缺乏共識或意見紛歧。在另外的狀況裡，會有一個異常者。在這兩個狀況裡，對於探索意義、發掘不同意見而整合成一個完整故事，都是十分寶貴的。

5.發展行動計畫

根據自評發現及後續討論，董事會大致可確定優先問題，並需要適當機制解決這些問題。為此，董事會必須辨明及確保所有人力和財務資源都到位，之後（或許藉由一個臨時委員會）按時間表來指派任務。當然，董事會也必須監控和評估改善的進展。

董事會成員必須記住：董事會績效評估流程目標不一定就是在特定時間裡衡量董事會效能，而是持續地確定改進領域。

資料來源：https://www.boardeffect.com/blog/role-of-the-board-evaluation-questionnaire-in-board-performance