這是2018年2月28日在AICD網站刊出的文章"7 questions to ask for your next board review"。以下介紹這7個問題。
雖然董事會在面對績效問題、競爭環境時不一樣,但還是有一些關鍵決定對所有董事會執行評估時十分重要。有七個關鍵問題,是規劃董事會評估時需要考量的。
1.我們的目的為何?
董事會評估流程第一步是要建立董事希望達成的目標。明確點出目標,會讓董事會制定好評估的具體目標,並就審視的範圍做出決定。相關問題比如績效問題的複雜性、董事會規模、組織的生命週期階段,以及組織競爭環境的重大發展,都會決定董事會需要評估的問題。關於整體目標與資源配置之早期決定,對於流程之成功很重要。
評估範圍(多少人參與、花多少時間與預算)會由董事會所面對問題之嚴重性、以及執行評估的資源(人員、財務與時間)充足度而決定。
執行董事會評估以達成一致性與/或加值目的,或許不是最好的選項。比如,若董事會在意目前董事的知識、技能與經驗,想在未來幾年建立其所需的技能,那麼技能分析則是最適合的工具。另一方面,若董事長知道董事還沒完全發揮潛能、但又不確定原因,那麼董事會評估之複雜性和範圍就要加大,找出問題根源。
2.要評估誰?
建立目標後,決定要評估誰的績效以達成目標是重要的。整體董事會評估對於發展董事會成員之間的共同績效期待,是最常見的。評估整體董事會之目的是要評估:董事會在達成績效期待、貢獻達成組織目標上的效能如何。
除了集體績效以外還注意個人績效的董事會,會評估個別董事,有時候還會評估董事長績效。這或許會使用自我或同儕評估技巧,端賴董事會對評估流程之滿意程度,以及董事會想評估的問題類型。
對於設有委員會要管理董事會工作量的組織,委員會及其召集人評估是一個寶貴的流程。比如,當前因在意會計標準,或許會鼓勵董事會審視審計委員會之效能,確保所有政策和程序遵守當前領導性的實務指導方針。
最後,最常見的績效評估形式就是董事會對執行長的評估。在有必要時,由於聘僱、評估、獎勵和解聘執行長是董事會關鍵責任,故評估執行長績效是良好公司治理的根本要求。
3.要評估什麼?
4.要向誰提問?
若決定作內部評估,大多數董事會會選擇將評估限定在董事會成員自身。然而,在某些狀況下,或許重要的是詢問執行長或高階管理團隊對董事會績效的看法。甚至可能需要詢問其他經理人與員工—只要他們能直接接觸到董事會,以及可就專屬董事會效能事宜給予有用的回饋意見。
在外部評估方面,可請股東和金融市場、客戶、政府、供應商與其他關鍵利害關係人參與董事會評估,這就要看其與公司之關係是否重要,以及他們和董事會成員的接近度。
5.要使用什麼技術?
質性方法包括有深入訪談、觀察以及文件分析。在這些方法裡,訪談是最常被使用的,因為其有多重功能。訪談可以是正式或非正式的,以及團體性或個人性的。同樣的,訪談可以是面對面,或透過電話或視訊。
調查則是另一個最常見的研究技術。其具有全量化分析的基礎,並能增加捕捉質性資料的優點。比如,除了量表問卷以外,調查還可納入開放性、質性的問題,請董事回饋意見。調查亦可透過面對面、電話、視訊與其他電子溝通形式取得。
6.誰執行評估?
下一階段就是決定誰最適合執行評估。若是內部評估,則通常會由董事長進行。然而,有時候更適合授權予一位非執行董事或首席董事、或者功能性委員會執行。在外部評估方面,則會由專業顧問、或在公司治理與績效評估領域有專業知識的其他顧問來領導流程。
7.如何處理結果?
最後一個階段是決定如何、向誰提供結果。在內部,或許僅限於董事會、高階管理團隊,或者組織內更多的單位。當要向外部利害關係人溝通時,董事會最常會以年報、或其他的股東溝通形式(比如公司網站上的公司治理專區)來發佈此資訊。
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