這篇"How Remote Meetings Are Reshaping Boardroom Expectations"是2025年8月23日在Nasdaq網站刊出的文章。探討新趨勢與董事會文化之轉變、注意事項。本文的要點有：
*遠端會議可為董事會參與帶來更大的彈性和包容性
*技術現在在治理上可發揮核心作用，從遵循到合作
*董事被期待要有數位素養，能因應線上狀況
*線上形式會為議合、決策與平等帶來新挑戰
以下分享與董事會直接有關的內容。
董事會文化之演進
董事會文化最近幾年有大幅轉變。從親自出席到線上形式的轉變，改變的不只是董事如何互動，還有如何做決定、如何建立關係。此演進反映了工作場所狀態更廣泛的變動，以及領導調適力重要性之升高。
*從形式到彈性：傳統董事會常有嚴格的規定、正式要求及嚴格的議程所。遠端會議會簡化這些規範，有更輕鬆和適應性的互動。董事現在可在家或旅行中參與會議，更自願、坦誠地討論。此彈性也會鼓勵更廣的議合，尤其是先前在支援協助上受阻的成員。
*全球參與：線上平台會更容易讓不同區域、時區的董事參加。此地理多元性，會為董事會帶來更廣的觀點、豐富策略討論及改善決定。這也會讓組織善用全球專業，而不受距離或會議安排之限制。
*數位規範及協議。當遠端會議成為標準時，數位行為的新常態就會出現。董事被期待準時加入會議、保持在攝影機前，以及明確而簡潔地溝通。這些協議會協助維持專業主義，確保會議在沒有面對面的互動下順暢進行。
董事期待之轉變
轉往遠端治理會引發對董事的阻礙。董事現在被期待要更能夠掌握技術、更能夠因應以及更透明。這些新期待反映了數位優先環境的需求--其中敏捷和清晰非常重要。
*數位素養是核心能力
董事必須能安心使用數位工具，以取得董事會資料、參與線上會議，並管理安全的通信。這包括瞭解基本的網路安全實務，並且能夠解決常見的技術問題。數位素養不再是選項，而是有效治理的核心要求。
*可用性及回應性
遠端形式通常通知期會變短、決策週期加快。董事被期待要迅速回應會議邀請、審視文件以及投票請求。回應性的增加會協助維持動能，並確保董事會在需要時可快速行動。
*透明度與記載
線上會議會產出詳細的數位紀錄，包括文字紀錄、聊天紀錄以及投票歷程。董事必須注意：他們的貢獻如何記載以及詮釋。明確的溝通和全面性的記載，對於建立信任和確保問責性很重要。
*對新工具和工作流程之調適力
當平台進化，董事必須願意學習和適應新技術。這包括接納AI功能、移動治理apps以及整合性儀表板。願意實驗新的工作流程，會展現前瞻性思維，並協助董事會維持競爭力。
線上治理的挑戰及風險
董事會在數位環境裡必須掌握與議合、平等及決策相關的問題。處理這些風險，對於維持有效治理十分重要。
*喪失非正式互動：親自參與的會議時常會進行非正式對話，可協助建立和促進團結。這些互動，在線上場合裡難以重現，使董事之間的關係沒那麼好。董事會或許需要針對非正式議合刻意創造機會，以維持團結。
*決策疲勞和倦怠：持續地作線上接觸，會有心理倦怠。董事可能會遭遇到決策疲勞，特別是冗長或頻繁的會議。這會降低策略聚焦並使思想的貢獻變糟。董事會應該要考慮縮短會議，並定期休息以舒緩倦怠。
*時區和安排會議上的衝突：全球型的董事會會面對到跨時區協調的挑戰。這會造成安排上的困難、參與不均現象。輪替會議時間，或使用非同步更新，可協助適應多元的時間安排，以及確保所有聲音都有被聽到。
有效遠端董事會會議的六個最佳實務
當遠端治理成為常態，董事會就必須刻意採取策略確保線上會議不只運作，還有影響力。在沒有實體參與下，會引發一些溝通、議合及問責上的挑戰。以下這些最佳實務，可協助董事保持一致性、促進有意義的對話，並維持高標準治理。
1.會前簡報和明確的議程：準備，是遠端會議成功的關鍵。會前先分享資料，像董事會文件、財務報告以及策略更新，可讓董事在會議開始之前就先審視與反思。明確且結構化的議程，有助於引導對話、確保在沒有不必要的枝節下處理好關鍵主題。會前簡報，亦可標示出需要做決定或深入討論的事項，協助參與者提出見解及問題。
2.引導討論與主持：在線上會議上，對話容易分散或為少數人所主導。指派主持人、或由董事長引導討論，有助於維持秩序和包容。主持人可管理發言順序、鼓勵沈默的成員發言，並且當偏離主題時重新引導對話。當董事會存在多元觀點或複雜議程時，此角色特別重要，因為平衡的參與對健全決策十分重要。
3.會後總結與後續行動：董事會會議效能不是進行完就結束了。在會議後立即記下關鍵決定、行動事項，以及未解決的問題，會強化問責性，並提供明確的後續行動路徑圖。這些總結應立即分派給各與會者，裡面有每個任務的期限及負責人。制定完善的後續行動，會確保會議之間的延續性，並協助董事保持接觸持續性措施。
4.時間管理和節奏：遠端會議如果沒有小心管理，很容易超時。對每個議程設定時間限制、並予以堅持，會協助會議聚焦和效率。董事會也應該考慮：讓會議更短、更頻繁一些，藉此避免疲勞並維持動能。適當安排討論的節奏，會確保所有主題獲得充分的注意，不會壓垮參與者。
5.技術支持與應變規劃：技術問題會讓規劃最完整的會議出錯。董事會在會議進行時，應該要有IT支持，並建立當連線出問題時的應變計畫。包括備援回撥、替代平台，或者重新安排之協議。確保所有成員都能夠取得可靠的設備與網路，也是打造平等、專業遠端環境的一部份。
6.議合工具與線上協助：為維持注意力並鼓勵互動，董事會可納入議合工具，比如投票、分組空間以及共享白板。線上協助像圖表、儀表板以及附註文件，都可釐清複雜問題，並支持資料導向的討論。這些工具可讓線上會議更活潑，協助董事保持聚焦和參與。
資料來源：https://www.nasdaq.com/articles/governance/remote-board-meetings
沒有留言:
張貼留言