這篇是2025年5月30日在Diligent網站刊出、Meghan Day所寫的"Board evaluations: Assessing the board in 8 simple steps"。以下分享一些內容。
什麼是董事會評估
董事會評估是一個結構性流程，以評估董事會績效、效能及動態。評估或許會檢視整個董事會、或個別董事之績效。其目標都是要確保董事會有效達成其責任，並為組織治理成功做出貢獻。
評估也會協助及早掌握董事會管理不當的警訊，這對他們瞭解績效不佳之處、強化董事會效能而言十分重要。
一個成功的董事會績效評估，典型上包括以下幾個要素：
1.董事會組成評估：董事會是否具備正確技能組合、經驗、背景及觀點。這也會評估多元性、任期、獨立性，以及董事會成員專長符合當前和未來需求之程度。
2.董事會效能評估：即討論品質、決策流程、達成效能，以及董事會如何履行監督責任。
3.角色與責任：明確定義董事會、管理階層和個別董事之間角色，是基本的。評估應該要檢視董事瞭解、履行這些職責的程度，包括董事會主席、委員會召集人的效能。
4.策略一致性：董事會應定期評估，其行動是否長期與組織一致。評估應檢視董事會支持、指引和挑戰策略規劃及執行之程度。
5.ESG監督：利害關係人越來越期待董事會提供強健的ESG風險與機會之監督。一個全面性的評估或許會檢視董事會對永續、道德治理及企業社會責任實務之投入。
6.董事會文化與動態：有效能的董事會，會培育信任、負責與開放溝通的文化。評估董事會內的人際互動、包容和心理安全，可辨明有待改善的領域。
董事會評估的方法
1.調查與問卷：此工具可將所有董事會成員的回饋意見標準化。亦可量身訂做以評估治理實務、策略監督或個別的投入。
2.一對一訪談：保密的訪談（通常是由外部機構執行）可提供豐富的質性見解。這些對話可讓董事坦誠地表達動態、挑戰與機會，這是調查無法捕捉的。
3.同儕評估：此方法較敏感，但亦可以強化董事的當責性和個人發展。
4.外部機構與自評：雖然自評對於有強大內部信任的董事會而言，具有成本效益及影響力，但外部評估會帶來客觀性與特殊專業知識，這對高風險狀況或首次評估而言特別重要。
董事會評估流程的8個步驟
步驟1：定義你的目標
闡明你目標，藉此你就能設定評估目標、並決定流程的範圍。不管是強制性、要解決問題或向投資人表示董事會致力於良好治理，都要搞清楚評估的理由。
在做這些決定時，要考慮公司規模、經營階段，以及競爭者的影響。
步驟2：決定要評估誰
同儕評估是全面瞭解董事會績效的最佳方法。董事會評估工具會讓這個件事容易匿名進行，收到更坦誠的意見回饋。同業評估會突顯各自的長處與弱點。結果也能幫助董事會辨明董事之間、董事和經理人之間的溝通落差。
當選擇個別董事評估，管理者可將其結果連結到整個董事會，以決定最適合的行動。
步驟3：決定要評估董事會的什麼
將董事會的目標分成一些主題，將釐清問題、找出可能的因果關係。分類問題也有助於測試具體治理解決方案的務實性。
此步驟需要董事會按最佳治理實務來考慮目標。此流程應該為董事會列出需調查的相關領域，他們將需要平衡目標與評估範圍，以及該專案可用的資源。
步驟4：確定誰提供回饋意見
董事會若只蒐集整個董事會和執行長的評估意見，會忽視其他人的寶貴意見。
審慎的回顧可能資訊來源，再列出優勢與劣勢清單，會協助管理者聚焦於最合適參與此流程的對象。
步驟5：選擇你的董事會評估方法
選擇質化資料會提出「什麼」、「如何」、「為何」、「何時」及「在哪」的問題。質性資料有助於確定關鍵治理問題和尋找新的解決方案。這個過程會有管理者的一些主觀性，但可藉由使用量化和質化流程予以舒緩。有三種方式可獲得質性資料：訪談、董事會觀察及文件分析。
量化資料可產出易於衡量的結果。調查問題最常見的形式就是在治理評估上使用量化技術。
步驟6：指派某人來管理評估
公司秘書或董事長通常是執行董事會評估的最佳人選。獨立董事、首席董事或功能性委員會，或許也會領導董事會評估流程。董事會越來越仰賴第三方進行評估。
步驟7：管理結果
董事會評估流程的核心目標，就是讓董事同意強化治理的行動計畫。
當評估聚焦於董事會與經理人溝通與關係時，評估結果應該要與高階經理人分享。典型上，整個董事會會獲得結果，他們應該要有機會在董事會上討論。
步驟8：將董事會評估的結果發揮到最大
一旦結果出爐，董事會就必須平衡透明度及股東與利害關係人（想要確保董事會能力）的利益，
藉由開放地溝通評估結果，董事會可釋放出明確的訊號—對治理的承諾並改善其績效。與此同時，積極的評估將可協助確認董事會效能。
董事會評估的共通挑戰、以及如何克服
1.缺乏接納：某些董事或許會認為評估並不必要、存在威脅的或是官僚作業。要將評估架構當成學習與改進的工具，而非判斷。溝通評估的效益：提升治理、會議效能以及更高的策略一制性。
2.低度參與或表面的回饋意見：忙碌的董事可能會趕快填完問卷、或不想坦率回應。使用簡化的數位工具，可讓參與更容易，並確保隱私、鼓勵開放。一對一訪談是另一個蒐集深入見解的絕佳選項。
3.擔心衝突或批評：董事會或許避免複雜的主題，特別是當評估個別成員或領導人時。使用中立第三方或董事會評估顧問，來領導這個流程。培育一個歡迎建設性回饋意見的文化，作為董事會發展的一部分。
4.董事會焦點不明、或者太過了：想一次檢視所有事宜的評估，會產生模糊或令人吃不消的結果。因此要預先定義好範圍。聚焦於少數策略優先事項（比如董事會組成評估、達成效能或ESG監督），之後每年再更換聚焦領域。
5.對評估發現後續沒有採取行動：當董事會蒐集見解後，對此卻沒有採取行動，會對未來的評估循環產生犬儒主義。指派責任給落實改變、設定時間表和追蹤進展。你也可以安排定期的結果審視以推動當責性。
董事會定期評估的效益
定期作董事會評估，可協助董事會發展、調適並且在快速變動環境下更有效地領導。
1.改善治理和當責性：定期評估會創造結構性機會以反應角色、責任與績效。它會建立起一個負責任的文化，在其中董事可為自己的貢獻及集體結果負起責任。
2.有更實質的策略一制性：定期評估董事會支持、指導組織策略的程度，可協助讓董事會聚焦於關鍵任務目標，而非迷失方向。
3.強化董事會組成與多元性：定期的董事會組成評估，會讓組織積極解決技能、經驗或比例上的落差，並深思熟慮地打造繼任計畫。
4.提高議合與效能：評估會協助董事會感覺被聽到、被重視、被激勵，特別是與回饋意見和行動相結合時。這也會增進董事會效能評估指標，像會議生產力、決策品質與合作。
5.更能監督好關鍵議題，包括ESG：當相關議題比如氣候風險、社會影響與道德治理越來越受到重視時，定期評估可協助董事會提升其ESG績效和其他優先事項的監督。
6.對利害關係人的信任與可信度：投資人與公眾越來越期待透明與當責性。定期、明文的評估，會展現對強大領導力和持續改進的承諾。
資料來源：https://www.diligent.com/resources/blog/board-evaluations-assessing-board-101
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