"Inviting Diverse Voices to Speak Up in the Boardroom"是Nasdaq網站在2023年3月28日刊出的文章。以下分享一些內容。
縱使是多元的董事會也無法對抗團思、強化決策，除非每個董事都覺得自己可自由地分享其特殊觀點。
Nasdaq Center for Board Excellence的DE&I Insights Council在其Best Practices for Welcoming Diverse Board Members之後做了董事調查，瞭解他們在董事會上觀察到、鼓勵每位董事發言的作法，尤其當他們的觀點和整個團體不一致時。根據他們身處在超過十個公開發行公司董事會、部分私有公司董事會的經驗，董事們分享了促進董事會包容文化的實務技巧。
1.鼓勵董事會成員闡明專長和經驗的領域
讓新董事願意表達的一個方法是，讓他們覺得董事會需要他們的意見。
Kohl’s、Acuity Brands、Flexe、Included Health與Wawa的董事Michael Bender說，「清楚地和新董事溝通：董事會希望他們提供的意見類型，不管是供應鏈經驗、財務角度還是擔任魔鬼代言人，並邀請他們在討論裡提供回饋意見。」
J.M. Smucker與Toast的董事Susan Chapman-Hughes說，在董事會之前，與每位董事一對一會面，或特別與一些平常少發言的董事會面。當與該董事特別有關的主題時，董事長就可請該董事發表意見。
Chapman-Hughes觀察到，「好的實務作法是，確保過去24個月裡有邀請每個董事對董事會議程中與其專長有關的主題發表意見。」
2.讓新董事坐在執行長和財務長旁邊
安排座位對團體動態會有重大影響。有一位服務於大公司董事會的董事建議：讓最資淺董事坐在執行長、財務長旁邊。這讓新董事在休息時間可隨時提問和接觸。這也是有利的視覺表現—歡迎新董事會成員的見解與觀點。
3.主持董事會對話，讓所有董事都能貢獻
很多受訪者的董事會，會在討論時採取積極措施，確保所有成員都有機會表達其看法。Denny’s、Freshpet、Hostess Brands與Saputo的董事Olu Beck建議，當董事在特殊討論上均沈默時，董事長應該「詢問現場是否能分享不同的看法或觀點」。
服務於Kohl’s提名與ESG委員會的Michael Bender相信，委員會召集人也可以扮演類似的主持人角色。
他說，重要的是鼓勵較少發言的董事表達：「當董事會成員被邀請分享他們對特定主題的想法時，我會在會後私下鼓勵他們，並且說，我們很重視你對某議題的評論，這是很有趣的看法。我們想聽到更多。」
一些受訪的董事建議，在結束會議時對每位董事作意見調查，多請他們對問題表達意見、分享最後的想法。
Nasdaq美國交易所、Hungryroot和Infogain的董事Anita Lynch，「在正常董事會會議結束時設計一個執行會議，讓每位董事都能分享想法或額外的意見。」
4.鼓勵董事與經營團隊在董事會外會面
根據Magdalena Yesil，新董事當完全瞭解公司運作、且認識經營團隊時，才敢真正表達意見。擔任提名與治理委員會召集人的Yesil鼓勵董事（尤其是新董事）找方法去跟經營團隊互動，以獲得更深入的見解、增進對公司的熟悉度。同樣的，關注董事會外議合的效益，Olu Beck建議可進行公司設施參訪，提升對公司運作之瞭解以及直接和員工接觸。
5.提供董事會成員非正式機會供彼此交流聯繫
在非正式場合的自發性對話，可促進董事會成員的同事關係及連結。Anita Lynch建議在董事會緊湊的會議時間以外，再舉辦董事會晚宴，創造空間進行非正式討論。Susan Chapman-Hughe指出，放鬆的晚宴氣氛，可以促進活潑的對話：「在董事會晚宴後，每位董事可以在桌邊分享各自重視的事，或在董事會外聽到、對每個人都有益的事。」
Olu Beck則分享一個「伙伴系統」，是促進包容的好方法。藉由讓新董事和服務良久的董事合作，擔任新董事的導師或「益友」，新董事就可以依靠董事會上的顧問。這或許可透過正式或非正式組織起來，Beck常鼓勵新董事接觸一兩位資深董事、取得建議。
6.運用董事會評估瞭解董事會動態的健全度
這是一個評估董事會溝通風格的絕佳機會。Michael Bender說，「年度董事會評估可協助發現分享不同觀點上的潛在路障。」在評估董事會文化與動態時，董事會評估的外部顧問可帶來客觀性。
資料來源：https://www.nasdaq.com/articles/inviting-diverse-voices-to-speak-up-in-the-boardroom
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