這篇"Why Director Inductions Matter"是在Effective Governance網站刊出的文章。
很少或沒有執行過新任董事講習的董事,如果就這樣進入企業經營,遭遇到挫折的風險明顯會大很多。這會衝擊新董事做出明智決定、有效參與會議的能力。最終,會影響到組織的績效:不管是讓董事會議無效或決策不一致,徒使組織風險升高。針對性的新任董事講習,也會明確陳述:關於董事行為、組織文化的董事會行為期待。
心態
認為新任董事講習是一次性遵循活動(包括查看某些過去的議事錄及董事會章程),可是大錯特錯。為了使之有效,新任董事講習計畫應針對組織量身訂做,而且要花上一段時間(這要看業務複雜性而定)。理想上,組織要採行新任董事講習政策,以支持董事及管理階層執行此流程。一個全面性的新任董事講習,會突顯董事責任的重要性,並讓那些視董事職位是「兼職」、「累積履歷」的人,在進入董事會前再多想一下。
以下是作者針對有效新任董事講習計畫的關鍵步驟。
制定有效的新任董事講習政策
當發展新任董事講習,要考量兩個步驟。
1.新任董事講習計畫
新任董事講習應包含安排以下事項:
*規劃好的會議:你的政策應說明個別董事和董事長、其他董事之會面,最好是在董事會會議室之外的地方非正式舉行。這些會議應該是資訊交流,以及展現董事會行為標準的機會。這些應該在與組織高階經理人會議之後舉行,比如執行長、管理董事、財務長或業務主管,還有公司秘書。
*實地訪視:應該安排時間讓新董事參觀辦公室及營運場所。如此會協助新董事回董事會時,可瞭解其做決定的環境。
*許多董事是接受過治理訓練後才擔任的,但同樣多的董事沒有。董事會應提供入門的治理訓練—其焦點是組織營運所處的特殊產業。在整個董事任期內持續專業發展,可讓它們從入門階段進入維持階段。
*尋找導師董事:除了安排會議以外,與導師董事交流互動,會讓新董事獲得寶貴的接觸,以瞭解問題和脈絡。擔任導師應被視為是董事整個任期內的核心責任。
2.新任董事講習流程
新任董事講習會為此流程建立架構。也會協助建立這樣的心態—瞭解組織營運是一個持續的過程。最好的方式就是讓現有董事參與講習流程。除了正式架構以外,資訊流程也很重要。理想上,新任董事講習政策會列出新董事的文件,比如董事會文件、過去的議事錄、預算、政策、流程以及董事會評估。在他們開第一次董事會之前,應該給他們一些時間閱讀這些文件,並協調與董事會和高階經理人的排定會議。
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