這篇是2024年9月3日在Ideals Board網站刊出的"How to measure board effectiveness: Best practices, tools, methods"。以下分享一些內容。
定期做董事會評估的重要性
董事會評估對於組織有效運作十分重要。以下是其理由：
1.強化董事會效能。定期董事會評估可提供機會，評估個別董事及整個董事會的績效，辨明改善、優勢與弱勢的領域，還有技能落差，以便強化董事會效能。
2.辨明及減緩風險。藉由評估董事會組成、流程及決策實務，就可辨識出潛在風險，而適當衡量可處理這些問題。此積極方法有助於避免潛在缺失或將之降到最低，並強化組織韌性。
3.促進持續學習。董事會評估會提供董事機會，辨識出優勢與弱勢之處，還有聚焦於個人和專業發展。它會鼓勵持續學習、持續瞭解產業趨勢和最佳實務。
4.強化利害關係人信心。定期董事會評估可展現組織對公司治理指導方針的承諾。當關鍵利害關係人認為董事會積極評估其績效，就會對組織以其最佳利益行事有信心。
如何衡量董事會治理之效能
有幾個工具與方法，可用來衡量董事會績效。常見的有：
1.董事會自評
董事會自評調查是這樣的問卷—旨在蒐集個別董事對其自身績效、整個董事會運作的回饋意見。這些調查涵蓋的領域包括，董事會組成、溝通、決策流程、關鍵策略問題、風險管理及治理問題。這些回應典型上是匿名的，讓公司董事對於董事會如何運作，提供誠實的回饋意見。
2.外部的董事會評估
外部的董事會評估會聘僱獨立董事和顧問，進行深入的董事會績效評估。這些外部評估者會為評估流程帶來客觀性和專業。他們或許會結合多個方法，比如訪談、調查與文件審視。
3.關鍵績效指標(KPIs)
KPIs是評估預先決定目標下董事會績效的具體指標。這些目標包括財務績效、風險管理、利害關係人滿意度、遵循、公司策略、關鍵策略問題，以及其他相關領域。透過制定明確的KPIs和定期追蹤流程，董事會就可基於具體結果來評估其效能。
4.董事會觀察
董事會觀察涉及外部觀察者參加董事會會議，並密切監控董事會動態、討論、決策流程，以及遵守公司治理原則。觀察者之後會針對董事會互動、議程程度提供回饋意見，協助提高董事會會議效能。不過，僅22%組織會使用、或考慮使用第三方來促進評估。
5.同儕評估
另一個衡量董事會效能的方式，就是同儕審視。這涉及董事會成員評估同仁的績效。此方法會讓董事評估每個人的長處、弱點，以及對董事會角色的瞭解程度。此流程會推動開放溝通、相互學習，以及董事會成員的當責性。然而，目前僅約25％的組織有做同儕審視。
董事會效能評估的領域
一、董事會結構與組成
1.多元性
2.專長
3.規模與結構
二、董事會治理
1.功能性委員會效能
*評估委員會之結構和組成，以及其與董事會監督責任的一致性。
*評估治理與提名委員會的績效，以及符合治理原則。
*評估委員會和董事、其他利害關係人之議合與溝通。
2.董事長效能
*評估董事長在提供董事會領導上的效能。
*評估董事長促進有生產力董事會討論及決策流程的能力。
*評估董事長和董事、其他利害關係人溝通和關係建立的技能。
3.治理政策
*審視董事會政策，比如行為守則與利益衝突政策，還有評估其明確性、全面性和相關性。
*評估政策貫徹程度。
4.董事會會議
*評估董事會會議頻率。
*審視董事會的議程、議事錄及出席記錄。
*評估會議效率、參與以及討論品質。
三、董事會的訓練及發展
1.訓練計畫
2.繼任計畫
關鍵要點
以下是本文的要點：
*定期的董事會評估對於強化董事會效能、辨明和減緩風險、促進持續學習以及強化利害關係人信心很重要。
*衡量董事會效能之工具與方法，包括董事會年度自評、外部評估、KPIs、董事會觀察以及同儕審視。
*董事會評估面向包括董事會結構及組成、董事會治理，以及董事會訓練和發展。
*有效衡量的最佳實務，包括明確定義目標與指標、確保獨立性與客觀性、鼓勵開放溝通，以及針對效率和正確性使用數位工具。
資料來源：https://idealsboard.com/how-to-measure-the-overall-effectiveness-of-board-meetings/
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