這篇"How to get your board minutes right"是2019年2月1日在AICD網站刊載的文章，有助於瞭解議事錄製作。
議事錄的目的
董事會議事錄是用來記錄董事會決定的；為了將董事會決定向要落實此決定的高階經理人傳達；以及，若董事會想要修正決定，作為董事會的參考。它們不需逐字記載會議狀況或個別董事意見。但是，它們會用來當作法律流程的證據，因此在準備議事錄時必須加以注意。特別是，議事錄在法庭上會用來證明或反駁董事是否善盡其受託義務。
登載詳盡的議事錄會記錄公司決定、強調董事適當的異議、減少董事會對某一問題之誤解，並展現遵守法律義務和責任。議事錄必須簡潔、沒有情緒性的語言、展現公正以及不受質疑。
誰製作議事錄？
在公開發行和私有公司，公司秘書通常是記錄者。若私有公司沒有公司秘書，則在公司裡通常會指派一人履行此功能。
組織偶爾或許會聘用獨立的議事錄製作者—組織的律師或會計師。不建議由執行長或董事長做議事錄，因為他們是會議參與者。
董事會議事錄經過董事批准，才是真正的會議記錄。這最好在會議之間透過電郵完成，並當董事長簽署時在下一次會議確認。涉及董事會與委員會會議所有流程和決議之議事錄，必須：
*在相關會議一個月以內，納入董事會議事錄冊裡
*與該次會議主席、或下次會議主席會面後的合理時間內簽署
一旦議事錄簽署完成，可再修正的只有文字錯誤。真的要修改內容，董事就必須在未來的會議通過決議。如果他們不再認為決定是最好的，也要用類似流程推翻先前的決議。
董事應該自己做筆記嗎？
對於董事個人筆記，並沒有法律上的義務。紀錄之責任僅在組織。與議事錄一樣，董事筆記也會作為法庭證據。如果此筆記顯示該董事是資訊充足、有適當提問且勤勉的話，是會有幫助的。然而，做筆記會帶來風險—不一致、模糊或不完整的紀錄反而會對董事不利。
董事會有責任要適當評估：會後的議事錄傳閱。在議事錄簽署後，就沒有理由再留著筆記。
議事錄要記載什麼？
議事錄的詳細程度，視組織需求而異。公司章程或許會明示議事錄內應記載的事項與流程，比如動議人與附議人。一般來說議事錄會包括以下項目：
*組織名稱
*會議性質與類型，比如董事會或委員會
*地點、日期與開始時間
*董事長姓名
*出席者（現場出席與視訊）。邀請出席之對象應該與固定出席者分開
*請假者
*達法定出席人數
*前次會議紀錄
*會議流程與決議
*任命及所有委員會的職權範圍
*出席者離席與再進入者
*因利益衝突而迴避投票者
*結束時間
*董事長簽署
隨著當前的監理與公司治理環境越來越受重視，有些評論者建議—要在議事錄納入更廣的決定理由。簡述對決策而言重大的因素、所有不同意見及花在討論的時間，可能有助於說明董事在做決定上已履行適當的注意與勤勉。
考慮點
*確保所有需落實或更多資訊的事項，都容易辨認。某些公司會以粗體方式突顯這些事項，也有些公司會對每次會議的行動、或「所提出的問題」，製作單獨的表格。
*如果有很多地方需要「注意」或「資訊」，或許將之歸類會更便利、有效。
*董事會應該針對決定的執行狀況，收取進展報告。
*某些問題或許需要多次會議討論。要董事會再審視的事項應清楚標明、並包括後續討論的時間。
資料來源：https://www.aicd.com.au/board-of-directors/meeting/minutes/how-to-get-your-board-minutes-right.html
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