這篇是CEO Today在2024年 12月 23日刊出、由Jenny Segal所寫的“‘Board Composition’ – The make-up of a high-functioning board, what makes an outstanding Chair and how to measure success“。對於董事會組成、效能、議事都有相當的參考性。
董事
董事承擔重大的責任。大多數人承認，雖然個人的貢獻很重要，但是董事會的成功依賴於複雜且微妙的互動網絡。
表面上看起來很簡單：一群具多元技能的個人、有明確的目標，並依據及時、清楚明確的董事會文件來運作。但高效能的董事會，遠不只是其各個部分的總和。
董事會主席
有效能的董事會最首要的關鍵因素就是董事會主席。傑出的董事會主席就像一個指揮：知道何時引出交響樂團的適當部分，哪些樂器應該演奏激昂、哪些應該柔和一些。最好的董事會主席懂得在最後發言，避免限制了與他們觀點不同的意見。
董事會主席會為整個組織的文化定調。優秀的文化推崇誠實、正直與尊重，這些特質對董事會而言都特別重要。當你因技能與知識而被選任時，可能感到難以承認自己的知識落差，所以安全的心理空間能讓董事會成員表達其觀點並承認不足之處。
主席的很多工作是在季度董事會之外進行的，這些是其日常工作的一部分。在這段時間，他們與經營團隊、董事會建立信任、融洽與互相理解的關係，為隨之而來不可避免的激烈討論和挑戰打造一個堅實的基礎。
化學反應
但傑出的董事會不僅有一位強大的董事會主席和一群優秀的董事會成員：一群有雄心的人可能會被一群能力略遜一籌、但能更建設性合作的人打敗，這歸因於化學反應。能做到這一點是門精妙的藝術。沒有時間浪費在會阻礙決策與進展的性格與派系衝突上，但是當團體關係太和諧的時候，自滿及團思現象也可能悄悄出現。因此需要適當的凝聚力，讓不同觀點、創造性挑戰以及勇氣得以存在，來突破界線實現更多可能。
有甚麼秘方可以催化出董事會的化學反應嗎？雖然不保證一定成功，但某些成分確實有很大的幫助。彼此尊重是自信表達不同意見的基礎，規模也很重要，因為一旦團體成員超過八人的話，溝通效果就會打折扣，而到18人這麼多時，就不再是有效的對話。小即是美，最佳的規模是盡可能小，同時又有足夠的人可以組成委員會。
資深者與新進者的良好組合會結合延續性和新觀點，因此董事會成員的更替應該要有規畫且分階段實施。讓高階經理人和非執行董事取得正確平衡很重要：年輕公司典型上需要更多高階主管，而非執行董事可縮短資淺經營團隊的技能落差。在較成熟的公司通常已具備必要的技能，所以非執行董事的角色偏向於監督、指導和提供智慧。
企業會花大量時間於招聘高階經理人，通常需要幾個月以及好幾輪面試。相較之下，招聘非執行董事似乎比較簡單，特別是考慮到他們通常在這個職位上會連續三個三年任期，比高階經理人平均任期長得多。聘僱時董事會應該注意什麼？技能只是其中的一部份。非執行董事能夠為董事會帶來重要的質性優勢，像策略思考、關注細節、人脈、創造力或高度同理心。可以說，結合這些無形優勢也是很重要的。而尋找這些優勢的方式就是尋求多元性。
多元性
外界普遍認同，良好組合的董事會可以做出更佳的決策：多元性可以協助結合新思維，並避免長久的意見分歧或可怕的妥協。然而，引入多元性會改變董事會的動態，這可能需要在流程順利進行與透過ED&I（平等、多元與包容）以達到異質性之間尋求平衡。我們所說的多元性究竟為何？外顯的多元性有重要功能，對社會象徵而言非常重要：「你無法成為你看不見的對象。」但外顯的多元性不一定會產生不同的思維流程，以帶動更佳的決策。我們需要的是認知的多元性—核子物理學家與神學家處理問題的方式非常不同的。要解決這件事困難許多，這就是為何聘僱者想要更具體的方式來解決這個問題，從廣泛的社會經濟背景、國籍、世代與不同思維方式的人才進行招聘。
在我們有了平衡得宜的團隊之後，就需要確認他們接受培訓。某些董事會會提供極佳的就任講習計畫、由董事會教練主持的持續性訓練日，以及由獨立的董事會效能評估者提供的改善建議。許多公司會舉辦董事會晚宴或外出活動，這些異地、較不正式的聚會對於建立信任與激發化學反應而言，會發揮超乎想像的效果。
董事會文件
另一個影響董事會效能的核心要素就是董事會文件的品質。董事會收到的資料經常是「太多、時間太晚」。若我們在週三給某人一本《戰爭與和平》，要求他們在週日讀書會上進行討論，他們會覺得我們瘋了。但這很像我們對董事會成員做的，給他們寫得不清楚，或過度詳細的1,000頁文件，可能會他們覺得這些文件是以俄文寫的。重點處被淹沒了，而且電子文件資料密集到不得不一頁頁往下滑。相反的，每份董事會文件應該從簡要明確的摘要表開始，說明文件的目的及要求，並提供詳細的附件，提供有興趣再深入理解的董事參閱。
會議形式
最後一個重點就是讓會議形式得當。線上會議極適合以任務為基礎的事項，而面對面的會議對於那些需要深入討論的議題非常重要，因為細節和身體語言都是關鍵。應該盡量避免混合式的會議，每個人都不喜歡這種方式的會議。主持這種會議非常困難，而且那些遠端出席的董事與實體出席的董事立足點並不一樣，如果你想要提出令人信服的觀點，那就要親自到場。那麼，會議長度如何呢？即使是最聰明、最投入的董事能夠集中精神四個多小時嗎？這就是為何學校會每40分鐘休息一次，並定時提供茶水點心休息時間，教育者瞭解到人類注意力的極限。
我們經常無意間讓董事會走向失敗。但是調整一些細節，對成功就會大有幫助。
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