這篇"How often should you review your board?"是在Effective Governance網站刊出的文章。可以看到不同間隔執行董事會評估的差異。
某些董事會會「需要時」才評估,有些會每二到三年一次。也有的是將之納入每次董事會的固定議程事項。這些作法各有優缺點。
「需要時」才評估
這種方法對董事會好處是:對於啟動評估的機制有明確陳述和瞭解的政策。比如,當董事會組成變動時—董事長或其他董事辭任、創設委員會或決定改變組織政策方針時,就會自動啟動評估機制。這些事件,會刺激董事會重新評估其技能組合及個別角色之變動。另外的狀況是,董事會或許會在董事任期結束時考慮評估個別的績效。董事會或許會將續任和個別董事績效評估連結起來。
「需要時」才評估的困難是,除非有明確的指導方針將之連結到上述具體狀況,否則績效評估有可能會被忽視。「需要時」才評估的影響是:評估唯有當確定問題時才會啟動。此方法不會推動持續改善的文化,或者展現董事會對績效改善之承諾。這些目標最要實現,最好還是透過定期績效評估週期才對。
兩或三年一次的評估
這涉及較廣的流程,結合訪談與調查,通常還有外部評估者。此系統最適合相對穩定產業的董事會,特別是當董事會成員穩定時。
此方法最主要的不利之處就是,大多數組織是在變動很大的環境下經營,以及在此時段裡會發生很多變動。若董事會的角色是—制定組織方向以及監控外部環境變動,則董事就應該更頻繁地在這些領域審視董事會績效,適當地達成其治理責任。
年度或半年度評估
此方法最常被建議與/或要求的類型,會與大多數董事會採行的年度計畫一致。某些董事會會覺得,這種評估對制定策略流程而言很有用。這是讓績效期待符合組織策略需求的有效方式。不過,對於在變動較大的經營環境裡營運的組織,年度評估的頻率未必足夠。在科技業,或許每六個月評估一次更合適。
雖然年度評估是最常見的評估形式,但未必是最有效的。這會有的危險是,可預期的年度事件已經行禮如儀,不再能加值。若評估是就是一項固定活動,董事會就會有過度自滿的危險。在此,重要的是試試不同的評估方式與技術,讓流程有趣、確保可持續帶動績效改善。比如,除了維持標準評估問題以發展績效比較基準以外,還要加一些問題,藉由關注每年的不同領域來豐富評估主題。同樣的,第一年用標準的董事會問卷,以輔助個別董事訪談與/或個別董事同儕訪談,第二年則用董事會技能評估。
每次會議後評估
高效能董事會會設計其他不同於年度評估的機制,以確保績效持續改善。有一種選項就是審視每次董事會會議的效能。可以將之安排為固定議程事項,讓各董事輪流領導討論。
這個技術可任命一位董事擔任「會議評估者」。該董事會觀察參與者、評估議程事項之內容和重要性,還有董事會文件的品質。評估者會在會議結尾時用5分鐘提出意見。其他董事則可提供關於會議效能之意見,並提供績效改善建議。整個流程不要超過10至15分鐘。這是獲得回饋意見、鼓勵董事會成員討論和互動的容易方式。不過,雖然有用,但作者不建議只用這種評估工具。特別是對失能的董事會,這會容易在評估會議時忽略「房間裡的大象」。
成功的年度評估是,董事長每年詢問每位董事:董事會和個別董事的績效面向,這件事高度仰賴董事長的技能,以及董事長和各董事之間的關係性質。作者會建議,每年做一次這類評估,到第二年再做外部評估,如此評估結論就會是董事受訪時對敏感問題的坦誠評論或討論,其中尤需保密。
必須指出的是,董事會評估不是單獨流程,而是一個整合、不斷變化的公司治理責任和改善循環。有效的評估需要董事會制定年度目標、蒐集與傳播關於目標進展的資訊,之後判斷績效並持續調整。
最後,作者的經驗建議:董事會績效評估應該至少每兩年一次。理想上,應該要有外部評估—他們考量董事會、個別董事、董事長及委員會之績效。以下狀況或許適合進行外部董事會評估:
*改選董事長
*改變策略方向
*決策流程中斷
*出現董事會失能狀況
沒有留言:
張貼留言