這篇"Board Game: 3 Important Questions About Composition & Culture"是由BDO的Amy Rojik撰寫、2024年3月27日在Corporateg Compliance Insights刊出。內容也很適合要作董事會評估參考,因為包含很多相關要素。以下介紹本文之要點。
面對不斷變化的風險及市場動盪,董事會應積極監督漏洞之處,並尋找持續改善的機會。主動審視董事會治理結構、實務與流程,還有健全的董事評估,對維持有效能的董事會而言是很寶貴的工具。以下是作者列舉的三個董事會要考量的關鍵問題:
1.當前的董事會組成符合關鍵企業目標、能夠面對挑戰到什麼程度?
董事會必須持續以辨識風險角度來審視其組成,並相應地進行訓練、繼任和更新策略。
評估風險局勢
企業風險管理(ERM)是一個持續辨識威脅、增強組織面對營運中斷的流程。在監督管理階層ERM流程上,董事會應確保每位董事都瞭解重大風險與機會、如何重視此事,以及如何與現有的風險容忍及胃納一致。董事需要受教育、並進行獨立的研究,以便瞭解最新的風險,比如AI、地緣政治干擾效應和其他發展事宜。董事會應促進這樣的文化—董事願意提問、挑戰假設和處理被忽視的風險。
審視個別董事及找出落差之處
董事會應評估:個別董事的技能與經驗是否與現有的企業目標、已辨識出的風險一致。不可能有樣樣精通的專家,董事會應以多元和互補的技能組合及經驗為目標,來組成董事會。
在一開始,董事會需要具備經驗、能理解和有相應性情的董事,能夠在良性和極端條件下執行整體良好的治理實務,包括在履行職責時合議、但仍保持專業懷疑。
重視個別董事履行其角色與責任之能力、進行同儕與個別自我評估這樣的董事會文化,可以帶來最佳的結果。在某些狀況裡,好的董事未必總符合組織現階段需求,而認識到這件事並採取行動,是董事會的責任。
當發現了技能與經驗落差,董事會就應該有明確的處理流程,包括教育、尋求顧問協助,以及/或執行更新計畫。此流程要考慮在其他情況下會影響組織的風險優先事項與持續性。
今日的改變如此快速,需要更敏捷、更謹慎的治理。雖然董事需要基本財務、營運及產業敏感度的知識,還有對危機與變遷管理的能力,但不是只考量這些領域而已。董事會現在要更注意新興風險及機會,比如網路安全、AI、人力資本及永續性。
考慮董事會組成的基本原則
沒有一體適用的董事會組成,在決定繼任和更新需求時,要記住幾個關鍵考量,包括:
*董事會上有真正足夠的獨立董事嗎?需要有更多利害關係人/投資人參與,包括行動主義者嗎?
*在公司既有知識和新外部觀點之間,是否取得平衡?
*有考慮多元性而消除團思現象,並推動更健全的董事會討論嗎?
*需要/想要執行長與董事長由同一人擔任(或讓兩者分開)嗎?
*公司現在處於哪種發展階段?是起步、成長、成熟,還是衰退期?
*有什麼策略優先事項?董事的技能與之相符嗎?
*是否考慮需要特殊技能組合的重大交易,比如新產品增產或併購機會?
*公司規模與複雜度為何?
*目前的董事具備有效服務董事會的能力嗎?
2.董事會結構足以支持其監督責任和優先事項嗎?
健全的治理實務包括每年審視董事會流程、委員會結構、組織及董事指派。另外應該透過調查、訪談或其他工具,蒐集內部與外部的回應,以評估效能,進一步定義決策、基準達成狀況,並做必要的調整。
認知到不斷變化的委員會責任
今日的治理,需要擴大傳統角色的責任。
*審計委員會:或許要負責非財務報導措施,包括評估非財務系統之能力與驗證準備、監督企業風險管理,還有科技及網路安全方面的監督。
*薪酬委員會:越來越需要負責ESG中的S,並關注人力資本管理。
*提名與治理委員會:對組織的ESG/永續策略及揭露,提供更多的監督。
組織或許會選擇建立新的委員會,以支持擴張中的責任、重大經營優先事項或風險。比如,隨科技創新整指數性成長,通常需要更多的治理措施,這不是單一委員會可以完全承擔的。The Conference Board的報告說,74%的S&P 500公司有超過三個委員會,顯示董事會認知到需要做結構調整,以反映不斷變化的責任。
然而,未必所有公司都適合創設更多委員會—小公司若委員會太多,可能會讓董事分身乏術而拉低效率。對此,董事會設立任務小組、特別委員會、或暫時擴大董事會,或許有助於舒緩升高的工作量。
評估委員會能力與董事會規模
在破壞性的環境裡,評估委員會能力及董事會規模,對於韌性而言很重要。小董事會或許頗敏捷,但可能會有董事技能或風險減緩流程之落差。顧問、或諮詢性董事會可暫時處理一下這個落差,但無法長久改變治理結構。
大董事會或許比較能分攤沈重的工作量,但也面對到一些挑戰,比如不見得每個董事都能表達意見、有充足的時間討論,以及即時解決問題、和其他成員建立強大的工作關係。
應該每年審視一次能力與規模,並按規定、組織複雜度、風險與機會局勢以及利害關係人的績效期待而決定。
3.有強化利害關係人議合的空間嗎?
與管理階層、股東和其他利害關係人有效溝通,會協助董事會贏得信任與尊重,同時對持續的改善和發展蒐集意見。
增進與管理階層的議合
經理人會議會對開放討論提供「安全空間」,而且應該要是董事會會議固定的一部分。董事被鼓勵要花時間、接觸整個組織不同層級的管理者,以便更瞭解企業營運及文化,還有瞭解未來高階領導候選人的管道。雖然董事是一個守門人,但他們可提供豐富的經驗與知識,是管理階層在做企業決定時可以善用的。
也應該要鼓勵進行績效評估。雖然大多數公司的董事會在管理階層績效審視上扮演關鍵角色(特別是考慮到長字輩的繼任計畫),但管理階層對於治理監督結構之運作,可提供寶貴的回饋意見與見解。對董事、委員會及整體董事會績效提供正式與非正式的意見,比如透過360度回顧,可以強化透明度、並突顯營運型董事會和個別董事進步的機會。
溝通、報導及績效評估之頻率與品質,應該每年評估。
提高對股東和外部利害關係人之瞭解及互動
董事會應積極尋求及聆聽股東回饋見,包括行動主義者。取得的見解可顯現出公司績效的盲點、治理結構中的缺點,這可能會讓公司可以避免成本高昂、耗時的委託投票之戰。
這類議合之角色與責任,應加以明確定義及溝通,並經過管理階層的核准。對其他利害關係人的議合也要如此。
強化董事會內部的關係
相互信任與尊重,對有效的董事會運作很重要。當有了這些,最支持董事會受託責任的提問與懷疑文化就能蓬勃發展。團思現象或一片和諧之氣,就是董事會關係不好的指標。
董事、委員會和整個董事會之間持續的溝通很重要。許多董事會允許及鼓勵董事出席其他委員會、擔任觀察員,或至少可閱讀議事錄以增進他們對公司的瞭解與知識。雖然委員會在關注治理監督的特殊面向上扮演關鍵角色,但董事會還是負有做決策的受託義務。比如,縱使董事會可能會參考審計委員會對管理階層財報的見解和建議,但在核准對外公佈的財報時,並不因此就免除董事的監督責任。
資料來源:https://www.corporatecomplianceinsights.com/questions-board-composition-culture/