這篇是Douglas Raymondn所寫、2025年8月11日在Directors and Boards刊出的"Board Minutes Are Not a Job for AI"。探討很新穎的主題：AI與董事會議事錄。以下分享一些內容。
當公司秘書使用生成式AI來做董事會議事錄，還是十分令人驚訝。用AI作為董事會工具，現在越來越普遍，而且被宣傳可減少設定議程、準備議事錄所需的大量工作。現在有一大堆程式可以用，但關於此發展是否有利於公司或董事會，還是不明。
關於在董事會上使用AI，最主要的疑慮還是：缺乏可靠性。縱使某些程式宣揚他們能夠辨識個別講者並逐字紀錄，但還犯錯及「幻覺」的風險還是不容小覷，此工具或許自然會造成公司秘書對重要細節減少警覺，讓重大問題持續存在。
除此之外，這些工具用作會議記錄會引發額外的憂慮。首先，此敏感性資訊可能會儲存在雲端系統，無法保證安全。這些資料有可能用來訓練其他AI工具，而這麼做的話就會變得可公開取得。或者可能為AI工具提供者、或其他人非法取得，包括駭客攻擊、資料外洩和其他網路攻擊。其次，如果董事會會議資訊為此工具所保留，有可能會放棄會議期間關於律師-客戶特權而受保護的討論。這代表若在訴訟時這些資訊很重要的話，資訊（甚至是董事關於董事會討論或報告之證詞）或許會為有敵意的對方所運用。因此，留住AI生成的紀錄、或其他能反映董事考量的資料，可能會帶來令人不樂見的風險，這要避免。
更基本的是，此方法會微妙地破壞董事會議事錄適當的角色。在正確準備下，董事會議事錄不僅可記下過程，還可反映董事會考量時的語氣、更廣的脈絡。雖然AI擅長處理資料，但缺乏能力詮釋脈絡、語氣與細微之處—這是重大的限制，因為董事會的討論通常涉及複雜、高風險的決定，可能需要根據多重因素而詳加判斷。
AI在詮釋諷刺或幽默上還不太行。細膩度不足會造成：文件在掌握討論或決策流程的完整脈絡上不完整。
此外，AI無法取代在詮釋模糊、矛盾聲明中的人為判斷。當董事不同意、對話出現預想不到的轉彎時，AI工具或許難以在議事錄中正確地反映討論狀況。
為解決這些限制，人為監督還是準備董事會議事錄時的核心部分。雖然AI工具可協助固定工作，但人為介入還是有其必要，如此最終產出才能正確掌握會議內容。公司秘書應該針對特定且重大的問題、後續會受不友善人士審視的風險，特別製作議事錄。公司秘書應該從這一點開始：決定哪些議案需要董事會採取行動。董事會若不會採取行動的，那一般就不用太詳細，像是報告歷史性的財務結果，在其他報告裡已經有了。然而，要是某些問題很重要或不尋常、或許要多加討論，就算沒有採取行動，還是要注意。比如，關於新業務計畫所面臨到的挑戰，尤其是這些風險可能會出現在申報的證券檔案內關於公司風險因素之揭露裡。
類似的原則也適用於董事會採取行動時。比如，議事錄應該詳述關於重大行動的討論，比如資本重組或合併、或者新執行長的薪酬安排。因為製作完整的議事錄，可保護董事在採取行動時防範惡意挑戰者，他們需要深思熟慮地準備，至少某種程度上要注意：不友善的讀者可能會怎麼解讀。
資料來源：https://www.directorsandboards.com/board-duties/best-practices/board-minutes-are-not-a-job-for-ai/
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