The Australian在2025年 4月 1日刊出一篇由Craig Schneider所寫的“ Four ways new CFOs can improve board communications“。
對於新任財務長而言，向董事會報告是一項重要技能，要花上好幾年才能上手。當然，向董事會溝通的起點是—清楚瞭解董事會想要及需要聽到什麼資訊，提供適當程度的細節而使之有效。但縱使如此，財務長還需要知道：當會議出現未預期的轉折、或者當訊息不起作用時，何時且如何應該調整。
Deloitte財務長計畫最近的次世代財務長學院(Next Generation CFO Academy)焦點是：重要的董事會溝通實務，這場會議是由美國Deloitte合夥人與執行長資深顧問Pete Shimer以及Snowflake、DocuSign、Warby Parker與ServiceNow董事會成員Teresa Briggs主持的。在他們在向追求財務長的高階財務經理人分享時，表達了如何最佳地影響董事會成員，以及掌握棘手的情況。
瞭解董事的角色、長處及落差
重要的是瞭解你的聽眾。對財務長而言，這代表要瞭解董事會在治理和監督上的角色。美國Deloitte退休合夥人與前Deloitte董事會成員Briggs說，「董事會成員是為股東工作的，需要盡可能獨立。與此同時，董事會要協助管理階層成功。」
現代的董事會是以受託義務行事，以協助保護利害關係人利益與公司資產、監督公司策略、風險胃納、資本配置以及長期價值創造。他們也要協助維持良好治理實務、監督策略發展和績效，還有領導執行長繼任和薪酬，以便將管理階層利益和利害關係人一致。審計委員會的責任典型上包含監督財務報導、風險、道德與遵循，以及內外部查核，而財務長典型上會擔任管理階層的主要聯絡人。
不管是全董事會或審計委員會，財務長都要花時間瞭解與會者及其各種經驗，以建立有效的溝通。最近才擔任美國Deloitte營運長、先前是臨時執行長和財務長的Shimer說，「董事會可以是很有挑戰性的，因為他們的觀點與管理階層所持的不一樣。在經營團隊裡，規範共通性較高。但是在董事會差異就比較大，這代表財務長應該要熟悉董事會的長處與弱點，以及哪些是每個董事和委員會成員關切的問題。」與每位董事會成員發展關係，有助於建立這個意識。
考慮訊息的形式與功能
資料內容、形式與功能及其報告，對於在董事會上獲得適當程度的監督和有效成果十分關鍵。當向董事會或審計委員會報告時，財務長應該要知道—如何因應聽眾而調整訊息。Shimer說，「重要的是搞清楚：如何在非常複雜和非常簡單的高階經理人層級溝通來回切換。財務長或許可以考慮，在董事會前先舉行一個會前會，預先瞭解誰可能對他們所報告的想法或資料持批評意見。」
在協助董事履行職務時，找到超越預期的方法，有鑒於每季會議之間的落差，雖然某些董事會或許會要求回顧主題，但不需要回顧的董事也會支持作簡要的報告。
Briggs說，「針對董事會資料的最佳實務是，在董事會報告每一章之前，先提供書面的執行摘要，其內容是以簡潔陳述的形式傳播管理階層想要董事會知道的事。在每一章最後，管理階層可包含他們想要董事會考量的問題或事務，或者是他們想尋求回饋意見的事務。」預先提供問題或關鍵事項以利考慮，可節省董事或許需要準備的時間，並協助針對較複雜想法引導對話。
準備好調整…然後等待
當對董事會的報告未按計畫、或因為議程太滿而時間吃緊時，要董事會重新聚焦於原本的目的就很有挑戰性。Shimer說，「財務長需要能夠快速反應。這是我學到的第一堂課。當我進入董事會時，我總是準備好報告，但最終我瞭解到，當討論轉往與預期相左的方向時如何避免被拉走，並讓聽眾回歸正軌。」
Shimer說，「如果對話走上不一樣的方向，也不就一定是壞事、或這是董事會不瞭解的事務。董事會或許有不同的方向。財務長需要去個人化，讓流程運作下去。」
重要的是：每家公司的董事會投入度都不一樣。理想上，董事會的活動的最佳狀態是：提供見解與建議給管理階層、認識到其最終監督責任，以及進行有用且雙向討論。這也包含尋求外部的產業和財務專家，為決定加值。
Briggs建議，當對話出問題時，財務長或許想要只表達他們感謝董事會的回饋意見，並希望考慮董事會意見後再在下次會議重回主題。如果該主題的時間敏感，財務長可以在會議週期外提出這個問題。這可以讓董事會感覺到被重視、有被聽到。她說，「若問題增多且時間吃緊，那就準備跳出劇本和略過原本的事宜。有哪三件最重要的事，是你在只剩五或十分鐘之內要讓董事會知道的？如果問題非常重要，財務長不要害怕要求更多時間。」
及早、經常溝通
財務長應該與其公司審計委員會召集人發展緊密的關係，因為召集人會是重要事項的顧問。Briggs補充說，「財務長每個月都會跟我通話15分鐘到1小時）這對我很有幫助，藉此我們可以對正在發生的事情同步，即使業務如常進行。能即時討論關鍵決定真好。」好的審計委員會召集人，可在董事會前引導財務長與其他委員會成員會面，蒐集觀點並讓會議更順暢、更有效。
Shimer說，「我跟我的財務與執行團隊有一個規矩，那就是我們絕對不會一次就把事務提到董事會、請他們表決。我們總是必須至少開過兩次會以後才提—一次就提會讓他們太刺激。你必須多咬蘋果兩口才行。」
.JPG)
沒有留言:
張貼留言