這一篇由Maria Castanon Moats、Stephen G. Parker與Tracey-Lee Brown合著的"Audit committee effectiveness: practical tips for the chair"，於2022年12月21日在Harvard Law School Forum on Corporate Governance刊出。接續第一部分「委員會的召集人及組成」，本部分繼續介紹「帶動效能與效率的實務方法」。
(六)議題規劃：制定議程
*指派一個在管理階層的聯絡窗口—審計委員會召集人可協助管理議題設定流程，包括全年中不可避免的改變。重要的是指派一位專人(比如公司秘書)作為和其他經理人的聯絡窗口，並協調議程之改變。
*遵守章程—審計委員會的章程是規劃年度主題議程的起點。章程是審計委員會對股東的承諾，反映其被要求的行動。議程規劃需要考慮章程中所有項目。
*每年規劃主題—每年年初規劃所有預定會議的主題及時間分配。找時間「深入瞭解」特定主題，比如監理環境和所得稅。預留一些空間給全年中可能發生、但沒預期到的問題。
*每次會議前確認議程主題—對召集人而言，關鍵的一步是：在發出議程前，接觸委員、管理階層與會計師。召集人藉此可以調整主題，或改變順序與時間分配。
(七)會前準備：抓到重點
對審計委員會而言，有鑑於需要監督的資料繁多，故會前準備很重要。最佳實務比如有：
*時間—委員需要時間審視及消化資料。通常管理階層至少要在一週前發出資料。短於此時間的，或許適合用電話對有限的議題作討論，比如發佈季營收的問題。
*使用執行摘要及儀表板—審計委員會通常會覺得資訊過多。會前資料中在每一章之前，若有好的執行摘要及使用儀表板呈現關鍵數據和趨勢，會大有幫助。明智的委員會會與管理階層建立共識，抓出資料裡的重點，以適當支持相關內容。有影響力的執行摘要通常包括以下幾點：
★為何這個主題會出現在議程
★管理階層的見解與結論
★關鍵要點
★行動步驟(比如委員會投票)與時間表
*重要的改變—審視大量的檔案和報告是一項挑戰。許多重複的報告看起來幾乎一樣，很難知道什麼是新的、不一樣的。要求管理階層標出來，哪些地方較前一季報告有重大改變。這會讓審計委員會看到改變的根本原因，特別是當此變化沒有被預期到時。
*使用附錄—不同委員或許會對資料的詳細程度有不同要求。關注核心內容，並把「有了也不錯」的內容放在附錄，可讓資料更簡潔、更聚焦，同時也不會虧待了那些想看更多的人。把最詳細的資料可放在附錄。同樣，委員會或許想要向公司法務團隊諮詢，瞭解他們在附錄輔助資訊裡的義務。
(八)會前會
作為審計委員會召集人，正式會議前的最後準備，是有效領導會議的關鍵。在閱讀過資料後，和必須出席委員會的相關人士進行一系列接觸，是做好準備的關鍵。這些會前會的目標是：
★建立關係
★釐清會前資料並提供回饋意見
★對正式會議的報告要點提供指引，並就如何在有限的會議時間裡對報告提出想法
★從委員會的角度提醒潛在的問題與挑戰
(九)非正式會議及私下會面：增進溝通
適當地使用非正式會議及私下會面，是委員會有效運作的關鍵工具。許多委員會還沒沒有善用這兩種會議。
(十)評估：讓審計委員會更好
年度評估流程不應該只做證交所要求的項目，應該是協助良好審計委員會成功的機制。委員會要真誠地討論他們的績效和組成，之後承諾按自評結果採取行動，這就能讓他們保持敏銳。
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